¿Es hora de comunicar las métricas?

Recuerdo estar en una capacitación on-site de Project Management, en el invierno de 2005, y fue allí que escuché por primera vez términos tales como Valor Ganado (EV), Varianza de Cronograma (SV), Varianza de costo (CV), SPI, CPI, y más. Recuerdo también que varios de nosotros pusimos cara de haber mordido un limón cuando escuchábamos esas siglas.

Un año y medio más tarde, me doy cuenta que esa es la misma cara que pone el general de la gente cuando uno hace mención de alguna de ellas. Y ni hablar si estamos tratando con chicos que recién empiezan y que en lo único que piensan es en “programar” con la “última tecnología”.

Imagínate si pasas horas investigando los nuevos frameworks de trabajo lanzados al mercado por las grandes empresas o la comunidad open source, haces pruebas, te bajas startup-kits, los instalas, los customizas y los ves funcionando… y luego llegas a la oficina y te hablan de “Schedule Performance Index”… !?

Es por esto que frente a los diferentes casos por los que he pasado a lo largo de este tiempo, hay ciertas cuestiones que hoy tengo en cuenta a la hora de hablar de métricas con mi equipo de trabajo. Estas son algunas de ellas:

• Siempre durante las lecciones aprendidas.
  Siempre, sin excepción, hablar de las métricas obtenidas durante la ejecución del proyecto en las reuniones de lecciones aprendidas o retrospectivas. Esto ayuda mucho a inculcar el tema e importancia de las métricas en el equipo de trabajo.
• Dibujar, dibujar y dibujar.
  Tener una pizarra a mano, dibujar un cronograma, hacer líneas, cuentas, poner horas a las tareas. Siempre ayuda a la comunicación el hecho de plasmar en un dibujo, diagrama, esquema, lo que se está explicando.
  Todas las personas, sean o no “visuales”, utilizan el registro escrito como ayuda memoria. Es posible que durante la charla las personas pierdan el hilo fácilmente, mucho más si la reunión es distendida y busca la reflexión del equipo. Tener un dibujo ayuda a uno a re encausar los temas y a todos a recordar conceptos haciendo referencia a los mismos.
• Analogía con el mundo “Real”
  Cuando hay miembros nuevos en el equipo, buscar una analogía de proyecto con su mundo extra laboral. Unas vacaciones, una preparación de exámenes, una mudanza, etc. Esto ayuda a pararlos en una situación conocida, a darles confianza a sus inconscientes de que saben de lo que están hablando. Y también, a sacar del medio las opiniones y discusiones acerca del proyecto concreto, que SI son importantes, pero no a esta altura. Y a no olvidarse de dibujar el cronograma. Consejo: Evitar el ejemplo del albañil y la pared. Los programadores no saben de albañilería.
• 2 o 4 periodos de revisión
  Cuando hables de periodos de revisión del proyecto, utilizar el caso ejemplificado para el punto anterior. No dividirlo en más de 4 periodos y si es posible, utilizar solo 2.
  Si tomamos unas vacaciones de 2 semanas como ejemplo, hablar de periodos de revisión semanales. El primero en la mitad de las vacaciones y el segundo al final.
  Hablar de muchos periodos de revisión (6 o más) complica bastante a la hora de ejemplificar las cuentas. Se comienza a hablar de “un sexto”, “tres octavos”, fracciones que desequilibran hasta al más hábil estudiante. Es mucho más simple de transmitir e incorporar conceptos de “cuartos” o “mitades”.
• Una hora = Un Peso (o un dólar, o un Euro, o un real)
  Utilizar el costo más simple a la hora de valorizar las horas del proyecto.
  En primera medida, es importante utilizar cuentas y razonamientos simples. Además de que muchos lugares evitan divulgar el costo horario de las personas, por reserva, confidencialidad o para evitar conflictos.

Esta es una pequeña lista de items a tener en cuanta a la hora de comunicar las métricas.